Viabilizando Eventos Regionais de RPG! (dicas para um evento Sustentável)

Olá Galera

Mudando um pouco a pauta normal do blog (que normalmente é um execício egocêntrico de relatar o que estamos fazendo) gostaríamos de falar um pouco sobre eventos, mais especificamente os pequenos eventos regionalizados de RPG.

Trocando uma ideia com o M. Pop da Red Box Editora no twitter, percebemos que as Editoras vivem uma encruzilhada entre atender e dar suporte para os fãs e manter sua viabilidade financeira. Tudo começa quando o evento envia para a Editora o pedido de um livro de cortesia para sorteio com aquela mentalidade de “atrair gente”.

Em uma Dragon Slayer, mais ou menos recente (eu não vou me lembrar o número nem sob ameaça) na seção Dicas do Mestre foi comentado sobre como você pode realizar eventos e potencializar o hobby em sua região e temos ótimos exemplos como as reuniões do Quero Jogar RPG em Belo Horizonte e o D30 em Brasília.

A principal característica destes grupos para reunir pessoas é: Vamos Jogar!

Isso, assim mesmo. Puro e simples.

Chame as pessoas, crie meses, conte para outros amigos, fale sobre isso com todo mundo e não esmoreça se nos primeiros só seu grupo aparecer. O RPGista é um animal arisco e tem por hábito não embarcar de primeira em qualquer proposta.

“Mas gente, as Editoras deviam incentivar os eventos já que eles abrem mercado e não custa nada pra eles ajudar”.

Sim elas querem incentivar. Só que isto tem um custo que alguém tem que pagar já que ela é um negócio.

As nossas editoras brasileiras, na minha opinião, são abertas pra caramba (tudo bem, talvez nem todas) e você sempre pode negociar possibilidades com elas, mas lembre-se que eles, como qualquer negócio, precisam ter um ganho.

Abaixo relacionamos algumas dicas que podem ser úteis caso você queira profissionalizar seu evento e conseguir apoio das Editoras de forma correta.

Patrocínio

Pois é, pode ser muito legal, mas pense que tudo que você tem a oferecer em seu evento é o contato de um grupo bastante segmentado de pessoas. E isso é um produto com um valor muito específico e que pode ser complicado de mensurar. Tenha sempre isso em mente!

Se você for usar um espaço de uma Loja de RPG, ele se torna seu patrocinador POR ceder o espaço. Não espere que ela lhe dê algo para dar aos presentes. No entanto incentivar uma promoção exclusiva na hora do evento pode ser bacana. Dessa forma você cria uma referência.

“Vou lá na loja XPRPG no sábado a tarde por que tem desconto de 10% durante o evento”

Se seu evento for em um espaço público verifique se a loja não tem esse interesse no patrocínio mas pense qual o retorno que você dará a ela (Um espaço para vendas, distribuição de cupons promocionais ou qualquer coisa que faça ela vender mais). A quantidade de participantes é um argumento interessante, porém cuidado! Não chute públicos mirabolantes para “inflar” seu evento na hora de vendê-lo. Seu parceiro irá se decepcionar e pode influenciar outros parceiros a não patrociná-lo no fututo (principalmente em cidades pequenas).

Expanda também seu pensamento para outras marcas que se vinculem a este público. Sei de um evento de RPG na cerra gaúcha que contou com patrocínio de um Loja de Artigos de Informática. Não se prenda ao universo do RPG. Audiência qualificada e volumosa é aquilo que todo veículo de mídia vende, e você pode usar a seu favor

A regra é sempre a mesma : Quer patrocínio ofereça algo concreto em troca.

Editoras

Aqui começo aproveitando uma ideia do próprio Mr. Pop: Ao invés de pedir um livro cortesia para a sua editora favorita, sonde com o público quais as preferências de jogos deles (isso pode inclusive ser feito analisando as mesas inscritas) e negocie um desconto para revenda e frete. Você terá uma possibilidade de ter um atrativo maior, com preços mais competitivos que as lojas. Como seu objetivo é divulgar o hobby recomendados que você busque estimar bem a potencialidade do público e repasse 100% do desconto que você conseguir. E lembrar de divulgar isso para seu público. Acredite, vai gerar muito interesse.

Outra ideia é promover seu evento na época do lançamento de novos jogos. Nestes momentos as Editoras estão aptas a ceder exemplares pois querem que seu jogo seja conhecido. Negociando este tipo de promoção (viabilizando mestres com mesas do lançamento) é possível um ganho de relacionamento com a editora. É o único momento viável de conseguir livros. No resto do tempo você, ao invés de incentivar sua editora predileta, estará impondo a ela um custo que pode arriscar a viabilidade futura de novos lançamentos.

Um encontro entre amigos.

Um evento de RPG é antes de tudo um encontro entre amigos para jogar ou praticar algo que eles gostam. Trocar experiências e conhecer novas pessoas. Se ele crescer e se transformar em um negócio ótimo, mas tenha em mente que isso acontecerá pelo seu esforço e capacidade de criar meios de viabilizá-lo financeiramente.

E não pela “benevolência caritativa de uma editora”

Quem tiver outras dicas, conheça grupos que fazem eventos com sucesso ou discorde completamente de tudo que eu escrevi, pode”meter o pau” nos comentários ou debater com a gente lá no Twitter!

Abraço!

Fotos surripiadas dos sites do Quero Jogar RPG e do D30 😀
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8 pensamentos sobre “Viabilizando Eventos Regionais de RPG! (dicas para um evento Sustentável)

  1. Bem meu nome é Eraldo um dos organizadores do World RPG Fest, as dicas a cima são perfeitas, para organizar um evento deve-se seguir isso mesmo, além disso tem que deixar atrativo para os participantes.

    Não adianta ter um evento regional somente para seus amigos, onde você senta em uma mesa e vai jogar com seu grupo de sempre.

    Encontre pessoas dispostas a ajudar, mestrar para o maior numero de pessoas que tenha no evento, assim divulgando nosso hobby cada vez mais.

    Quanto a ajuda das editoras, nos não temos problemas com nenhuma, pois sempre nos ajudaram como puderam e sempre me ajudam..

    Eventos para as editoras sempre são bons, mesmo que eles não ajudem, sempre vai ter alguem falando do jogos deles e as vezes é muito melhor pedir um mestre para o seu evento do que pedir um livro para sorteio.

    • Olá Álvaro, obrigado pelo elogio. O texto tenta dar umas dicas de coisas que aprendi realizando eventos em vários segmentos profissionalmente. Podes sugerir os aspectos que você acha que podemos ampliar ou debater com mais detalhes! A casa é sua 🙂

  2. Excelentes textos! Eu e meu grupo temos levado mesas de rpg em eventos de anime no interior de Sãos Paulo, apoiando o Bom é Jogar RPG, a 3 anos. O que mais sinto falta é uma canal mais.direto com as editoras, onde ficasse claro com o que elas realmente podem ajudar, por que como foi dito, um ou dois livros parece nadar, mas tem um custo que muitas vezes não da retorno. Uma duvida para o pessoal que faz o mesmo, e possivel alguma editora levar uma estande em pequenos eventos regionais para a venda de livros?

    • Olá Francisco
      Acredito que isso de “levar um estande” precisa ser analisado do ponto de vista comercial de Risco e Retorno. Se você tem um evento consolidado e com um público de um bom volume pode sim vir a interessar a Editora.
      A melhor maneira de mapear isso é realizar um “pré-teste” colocando alguns livros a venda e captando o feedback do público. Após elaborar um material que contenha:
      a) Volume de público que circula no Evento
      b) Volume de Vendas
      c) Títulos mais demandados
      d) Calendário de Eventos

      Isso dá uma boa base para que a Editora avalie se vale ou não a pena investir em um estande no evento.

      Abraço!

  3. Já organizei alguns eventos de RPG e hoje tenho trabalhado no apoio de eventos científicos e embora sejam nichos diferentes, as dicas valem para todos.

    Um dos maiores erros que cometemos é criar eventos sem o devido planejamento e esperando que as editoras ou lojas nos apoiem sem fornecer garantias de retorno a elas.

    Colocamos a cabeça nas nuvens e esquecemos dos pés no chão.

    Excelente artigo.

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